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如何进行时间和精力管理?

  • 时间:2016-04-30
  • 发布:长沙网络营销培训
  • 来源:达内新闻

很多人天性不羁,排斥周密安排,拒绝工作计划,又发现自己的生活无法和创造性工作实现平衡。

如果你对此已经厌倦,又难以接受、更难遵守一份严格的日程安排,或许,是时候换个思维了。别再将管理时间想成搞一套要严格遵守的条条框框了,试着将它理解成提升工作效率的方法,发现并培养你独一无二的创造力节奏,那是你人生的节奏,生命的韵律。

史蒂夫·布拉德利是一名设计师和作家,他曾说:“不管你是否是有意为之,你的设计作品中总会有节奏在流动。是节奏激活了空间感,也是节奏创造了氛围,更是节奏引导观众理解你的设计。”节奏也能帮助你梳理时间。

如果你觉得这样的建议听起来还算有点吸引力,那么,下面我将根据自己的生活和给顾客做时间管理培训的工作经验,给出一些具体建议,以供你安排时间,管理自己的精力、兴趣和目标。

每个月的节奏

当你给一个月做的计划比较少的时候,你常常能比计划做到更多的事情。大部分人都有一种自然的节奏,他们能在一个月内完成一项重要的工作项目,或者实现一次自我的提高。我不是指这是你在一个月内做的唯一一件事,而是说,这些事意义重大,例如学会使用一款新软件,或者整理你的办公空间。如果你告诉自己说要在一个月内做到三件这样的事情,那么你可能一件事都开不了个头。而如果你承诺这个月只做一件这样的事,那么你就很有可能完成,或者做到大部分内容。记住这个每月一个项目的节奏,你会舒服很多。

另外,保持一个月内的精力节奏也是非常重要的。当然会有例外,但是按照常规来说,大部分人每个月最多只能有一到两次旅行,否则就会明显跟不上节奏。还要考虑到你参加社交活动和在家里接待访客这些事的频率。这些活动都会让你的生活更加丰富多彩,但是当例外变成常态,你就会失去自己的节奏。

每一周的节奏

每周的项目、会议和任务可能都不一样,但是培养出通用的每周节奏感会对你的工作大有裨益。你可以将它理解成一个设计范式。你总是可以先设计一个总体样式,然后再针对每一个具体的项目做必要的修改——在这个案例中,你的项目就是每一周的具体安排。

经过很多试验后,我已经找到了自己的最佳每周节奏,包含以下几项:

将周一早晨让自己振作起来的那段时间也算在每周的节奏里,这样,度过周末后每周开始的那几个小时就不用算在一周的计划和进程里了。

在周三下午给当前的项目做时间管理。我整周都得做小项目,但是当我需要专注于像新书策划这样的大项目时,用一整个远离会议的下午工作的效果最好。这种情况下,我能找间咖啡馆,完成高质量、不受干扰的工作。这是我在主动寻找重要的改变契机,感觉上像是在日复一日的常态中完成一次漂亮的周中变奏。

在周五下午逐步结束工作。我会留出三个小时的时间,处理所有没能在预定时间内完成的任务,做一些不怎么急的行政类工作。在一周结束前完成这些工作令人非常愉快。

至少留出一个工作日的晚上用于处理私人待办事项和放松。我是名社交达人,但人再外向也要有私人空间。

当然了,如果有必要,我还能继续改进这些内容。但是,我非常喜欢这个节奏,它让我一整周都特别舒服,还能在周末前获得解脱。

每一天的节奏

没有完美的方案能让你过好一整天。一些人建议别在早晨检查邮件,另一些人给的建议完全相反。诀窍就是忠于自己,找到尽可能让你24个小时都过得完美的最佳方案。

以我来讲,我会花开始的一个小时到一个半小时的时间用于计划、回复邮件和完成一些小的待办事项。然后我就会投入到更深入的工作中和接待客户,一直持续到十点至十一点。我喜欢一天的会议时间不超过四个小时,并且会努力留出至少半个小时的时间用于自由结束一整天的工作。对于我的一些客户,一天最好的节奏是在早晨飞速回复邮件,然后立刻投入需要深入的工作,一直干到吃午饭。午饭后,他们会开会,或者处理早前发生的紧急事件。

无论你喜欢哪一种,你都要清楚的知道,什么时候从事需要最高专注度的工作,什么时候开会,什么时候用于整理和计划,以保障所有事情都朝着正确的方向前进。

回到中心的节奏

最后,当你的节奏发生重要变化的时候,知道什么样的模式能帮你回到起点则至关紧要。当你需要从无尽的落后感和自责中挣脱出来时,要忠于自己,并允许自己花时间重整旗鼓。

举个例子,当你安排好假期前一天和假期后的第一天时,你是最没压力的,因为没人能在这两天给你安排会议。这样,你就能自由完结手头的工作,或者将自己的心思从玩乐中拉回来。同样的,在一场会议或者一个重要项目后,给自己做一个至少半天的计划,或者进行收尾工作,或者继续跟进,或者整理你的笔迹。这能赋予你立即获取价值的能力。有人曾告诉过我,她出差参加会议的时候,总是会在旅馆多订一晚上的房间,这样她就能在回家前将一切处理完毕。事情越乱,你就会想要越多的时间将一切重新送回正轨,回到正常节奏中去。

每个月、每一周和每一天的节奏即能产生井然的秩序,也能给你灵活的自由度,让你的工作和时间和谐而流畅。是时候去发现你自己的节奏了。

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